REGLAS DE ETIQUETA AL HABLAR POR TELEFONO EN EL AMBITO SOCIAL.
Las reglas que hoy tratamos son desconocidas por muchas personas, pero resultan vitales para dar una buena imagen. En algunas ocasiones, la primera impresión de una persona tiene lugar a través del teléfono. El timbre de voz, la velocidad al hablar y el lenguaje que se emplea pueden hacer que la imagen de una persona sea muy positiva o, por el contrario, totalmente negativa. Los principales aspectos a contemplar son los siguientes:
En primer lugar, tanto si llama a un teléfono fijo, como si se contacta con una persona llamándola a su celular móvil, debe asegurarse de no ser imprudente ocasionando involuntariamente una molestia. Para saber asertivamente si puede llamar o no, es aconsejable preguntarle al receptor si está ocupado o en un mal momento o si prefiere que lo llame después, lo hago a través de un mensaje de texto (algo más seguro si se quiere), a través de un WhatsApp o en los primeros segundos de la llamada misma.
Las mejores palabras que se pueden decir al atender son hola (en primer lugar) y luego buenos días, tardes o noches. El identificador de llamadas ayudará a ser más o menos formales dependiendo si es un conocido, o persona de confianza quien llama, o no.
Cuando se deja un mensaje en un contestador automático, éste debe ser breve y conciso, y es recomendable que no supere los 20 segundos de duración. Un ejemplo de mensaje que se puede dejar en un contestador automático sería el siguiente: “Hola, soy fulano de tal, cuando puedas llámame. Tengo algo importante que comunicarte”; y si no es un conocido debo dejarle mi número de teléfono para poder localizarme y si es necesario el horario y algún dato más. Nunca dé por hecho que la otra persona tiene agendado quien es Usted, para evitarlo –sobre todo con aquellos de infrecuente o circunstancial comunicación- diga o escriba quien es; ¡identifíquese! Retornando al tema contestador quien lo recibe debe responder a los mensajes lo antes posible, ya que no hacerlo o hacerlo demasiado tarde se considera un gesto de mala educación.
El horario tradicionalmente tomado como adecuado para realizar una llamada oscila entre las nueve de la mañana y las diez de la noche, excluyendo los horarios de las comidas, momentos en los que no se debe llamar; ídem en el interior de Argentina y otros por el tema siesta. Durante el fin de semana, es conveniente reforzar precauciones, ya que la gente suele descansar hasta más tarde.
Al hablar por teléfono no debe comer ni debe beber, ya que se notará, corriendo el riesgo de que no se le entienda bien, amén de demostrar poco interés por la llamada; bajo esta misma premisa debo mencionar que tampoco es prudente teclear en la computadora, fumar o cosa parecida, mientras habla. Estas situaciones pueden provocar que quien está del otro lado de la línea se sienta desatendido. Mientras se habla tampoco se debe mantener conversaciones con otra persona a la vez, ya que nuevamente demuestra desinterés, y puede conducir a malentendidos entre los hablantes.
Nunca se debe colgar o cortar el teléfono bruscamente y menos sin despedirse. Si se marca un número de teléfono erróneamente, se piden disculpas por el error y después se cuelga. Nunca facilite un número de teléfono a un tercero sin el consentimiento de su titular.
Por teléfono, se debe hablar de forma clara, natural y vocalizando para que el mensaje sea entendido perfectamente. El lenguaje a emplear debe ir acorde a cada situación. No es lo mismo hablar con un amigo que con un cliente de la empresa en la que se trabaja.
No se debe dejar que el teléfono suene demasiadas veces antes de atenderlo, ya que podría mostrar dejadez. Sin embargo, tampoco hay que atenderlo inmediatamente, porque podría denotar impaciencia. Lo mejor es descolgarlo al segundo o tercer tono.
Si la llamada se corta por algún motivo, la persona que la realizó es la encargada de volverla a efectuarla. Si por algún motivo de fuerza mayor me llamaron y no me encontraron o debí suspender el dialogo, soy yo quien llama a la otra persona. Si alguien atiende en mi nombre porque no estoy en mi domicilio, debe disculparme y pedir nombre, teléfono (por las dudas) y horario en que deberemos llamar y responder el llamado.
Si está nervioso hable parado, esa instancia sutil marcará seguridad. Recuerde que el “ringtone” elegido muestra y demuestra quien es Usted (ídem protectores de celulares). Su inteligencia lo puso allí, no disimule si es grotesco o contradictorio con el mensaje o imagen que desea dar. Hable suavemente, no grite, y en lugares públicos tenga en cuenta que es eso precisamente, un lugar de todos, y que a nadie le importe qué dice, a quién se lo dice, y para qué se lo dice. El teléfono es algo personal, no indague en el imágenes, ni ningún otro contenido, ni lo pida prestado salvo casos extremos.
No agote el diálogo por el teléfono, deje algo –lo más importante- para hablarlo personalmente dado que, a mi humilde entender, mucha tecnología en mano no debe ni puede reemplazar la riqueza y alegría del encuentro personal. Por último recuerde que es mas señorial hablar por línea directa y no por plataformas virtuales gratuitas; cuanto invierta y en donde invierta hablará silenciosamente de Usted.
Prof. Rubén Alberto Gavaldá y Castro.
Presidente del Instituto CAECBA
@ProfesorGavalda
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